Raport po Strategii wdrożenia AI zbiera w jednym miejscu obraz obecnej sytuacji firmy, najważniejsze procesy, możliwe zastosowania AI, ocenę ich wykonalności oraz rekomendowaną kolejność działań. To dokument, z którym możesz usiąść przy jednym stole z zamym sobą jako CEO, zarządem albo wykonawcą i rozmawiać o konkretach. Widzisz w nim, które procesy mają największy potencjał, jakie warunki trzeba spełnić przed wdrożeniem, ile mogą kosztować różne warianty. I przede wszystkim - od czego warto zacząć.
Raport ma dać Ci trzy jasne odpowiedzi:
co wdrażać najpierw,
co odłożyć,
jaki powinien być kolejny krok.
Najpierw opis obecnej sytuacji
Pierwsza część raportu porządkuje punkt wyjścia. Opisujemy sposób działania firmy, analizowany obszar czy najważniejsze procesy. Uwzględniamy też cele wskazane przez zarząd oraz ograniczenia, które mogą mieć wpływ na dalsze decyzje. Dzięki temu każda rekomendacja ma jasny kontekst.
Jeżeli firma chce usprawnić ofertowanie, raport pokazuje, jak ten proces wygląda dzisiaj. Kto bierze w nim udział, z jakich danych korzysta i w którym miejscu pojawia się opóźnienie. Jeżeli problem dotyczy obsługi klienta - opisujemy kanały kontaktu, sposób przekazywania sprawczy rolę poszczególnych osób. Ta część pozwala Ci zobaczyć, od czego naprawdę możesz zacząć.
Co pokazuje mapa procesów?
Kolejnym elementem jest mapa najważniejszych procesów. Rozpisujemy je krok po kroku i zaznaczamy miejsca, w których pojawia się ręczna praca, szukanie informacji albo przepisywanie danych między systemami. Mapa pokazuje również, kto odpowiada za poszczególne etapy i jakie informacje są potrzebne do wykonania zadania.
Po zebraniu przez nas tych danych widzisz, z czego wynikają problemy: z technologii, organizacji pracy, jakości danych czy może wielu interakcji między ludźmi. Np. w raporcie, przygotowywanym przez nas dla jednej z firm e-commerce mapa obejmowała między innymi proces obsługi klienta, komunikację wielokanałową, pracę z ofertami dotacyjnymi i aktualizację cenników.
Lista możliwości wynika z realnych problemów
Po opisaniu procesów pokazujemy możliwe zastosowania AI i automatyzacji. Każdy pomysł jest powiązany z konkretnym miejscem w firmie. Jeżeli handlowcy długo przygotowują oferty, analizujemy wsparcie przy tworzeniu tych ofert. Jeżeli zapytania trafiają do kilku kanałów, sprawdzamy klasyfikację i automatyczne przekazywanie spraw. Jeżeli wiedza jest rozproszona po dokumentach i mailach - oceniamy możliwość stworzenia asystenta korzystającego z firmowych materiałów. W tej części raportu pojawiają się rozwiązania dopasowane do firmy, jej danych, zespołu i obecnego środowiska systemowego.
Porządkowanie pomysłów, czyli Matryca priorytetów
Najczęściej pomysłów jest więcej niż jeden. Dlatego porównujemy je według tych samych kryteriów: wpływu na biznes, kosztu, czasu wdrożenia, dostępności danych, złożoności technicznej, ryzyka i gotowości zespołu. Na tej podstawie tworzymy matrycę priorytetów.
Pomysły mogą trafić do czterech grup:
- szybkie efekty,
- większe projekty,
- dodatki o mniejszym znaczeniu,
- rzeczy do odłożenia.
Taki podział pomaga zobaczyć, który pomysł daje dobry stosunek wartości do wysiłku, a który wymaga jeszcze dopracowania (lepszych danych, budżetu albo zmian organizacyjnych). W raporcie dla jednego z naszych klientów - sklepu Wycinarnia.pl - właśnie w ten sposób uporządkowaliśmy możliwe działania i oddzielilismy szybkie usprawnienia od projektów wymagających większej inwestycji.
Ocena wykonalności pokazuje wymagania i ograniczenia
Dla najważniejszych pomysłów przygotowujemy ocenę wykonalności. Sprawdzamy, jakie dane są potrzebne, czy obecne systemy można połączyć, jakie ryzyka trzeba uwzględnić. To etap, który pozwala zamienić ogólny pomysł w realistyczny wariant działania.
Jeżeli firma rozważa chatbota, raport pokazuje między innymi źródła wiedzy czy sposób aktualizacji materiałów oraz warunki przekazywania rozmowy do człowieka. Jeżeli analizujemy automatyczne ofertowanie, sprawdzamy źródła cen, reguły rabatowe czy dane produktowe. Dzięki temu wiadomo, czego projekt będzie wymagał jeszcze przed rozmową z wykonawcą.
Porównanie wariantów daje kilka dróg do wyboru
Ten sam problem często można rozwiązać na kilka sposobów. W raporcie pokazujemy najczęściej dwa warianty różniące się zakresem, kosztem, czasem i poziomem złożoności. Może to być rozwiązanie oparte na narzędziach, które firma już ma albo bardziej rozbudowana opcja z dodatkowymi integracjami.
Przy każdym wariancie opisujemy:
- zakres,
- wymagania,
- przewidywany koszt,
- czas realizacji,
- sposób utrzymania,
- zalety,
- ograniczenia,
- ryzyka.
Dzięki temu możesz wybrać poziom rozwiązania dopasowany do obecnych możliwości firmy.
Pamiętaj o kosztach utrzymania narzędzi
Koszty wdrożenie automatyzacji i AI to nie tylko kwota, jaka zapłacisz wykonawcy. Przy ocenie rozwiązań pokazujemy pełny obraz kosztów. Uwzględniamy licencje, konfigurację, integracje, utrzymanie, pracę zespołu i ewentualne wsparcie zewnętrzne. W zależności od projektu raport może zawierać koszt pierwszego roku oraz koszty kolejnych lat.
To pomaga porównać rozwiązania. Czasem tańszy start oznacza wyższe koszty w przyszłości. Innym razem wystarcza proste narzędzie i budowa bardziej rozbudowanego systemu nie daje dodatkowej wartości.
Jak można wykorzystać raport?
Powyżej opisałem główne części raportu, jaki otrzymasz. To doskonały materiał, który pozwoli Ci ustalić budżet, porównać oferty i przygotować dalsze prace. Wykonawca otrzymuje lepszy punkt wyjścia do wyceny, ponieważ zna problem, proces, wymagania, ograniczenia i oczekiwany efekt. Dla Ciebie czy zarządu firmy raport jest materiałem do podjęcia decyzji. Dla zespołu pokazuje, co ma się zmienić i dlaczego właśnie ten proces został wybrany.
Autor
Wojtek Kibitlewski
Projektuję automatyzacje procesów biznesowych z wykorzystaniem sztucznej inteligencji. Pomagam wdrożyć je w Twojej firmie.
