W firmach, z którymi rozmawiam zawsze powstaje kilka pomysłów na wdrożenie AI. Dział handlowy chce usprawnić ofertowanie. Dział realizacji obsługę klienta. Pada pomysł na chatbota a CEO chce mieć asystenta dla całego zespołu.
Każdy pomysł osobno brzmi bardzo sensownie. Problem zaczyna się wtedy, gdy trzeba zdecydować: co wdrożyć najpierw, co odłożyć i czy w ogóle warto w to inwestować?
Właśnie po to powstaje Strategia wdrożenia AI w firmie. To nie jest prezentacja o możliwościach sztucznej inteligencji. To nie jest też lista modnych narzędzi. Firma otrzymuje materiał, który ma pomóc podjąć decyzję.
Jak firma działa dzisiaj?
Zaczynamy od warsztatu. Nie, zaczynamy od bezpłatnej konsultacji, gdzie rozmawiamy o Waszych potrzebach i pomysłach. A później warsztat. najczęściej w Waszej siedzibie. Rozmawiamy z osobami, które znają procesy i wykonują je na co dzień. Interesuje nas nie tylko to, jak praca powinna wyglądać według procedury (jeśli procedury istnieją), ale jak wygląda naprawdę.
Sprawdzamy między innymi:
- gdzie informacje są przepisywane ręcznie,
- gdzie powstają opóźnienia,
- które zadania wracają do poprawy,
- z jakich systemów korzysta zespół,
- gdzie dane są rozproszone,
- które procesy zależą od wiedzy jednej osoby,
- gdzie firma już próbowała używać AI.
To ważny etap, bo bez niego łatwo wybrać rozwiązanie, które odpowiada na źle rozpoznany problem.
Mapa procesów i punktów tarcia
Po warsztacie porządkujemy najważniejsze procesy. Rozpisujemy je krok po kroku i wskazujemy miejsca, w których firma traci czas, informacje albo kontrolę nad pracą. Czasem problem jest oczywisty: ręczne przepisywanie danych między systemami. Czasem jednak mniej widoczny: proces działa tylko dlatego, że jedna osoba pamięta wszystkie wyjątki. Mapa pokazuje również obszary, których nie warto ruszać. To ważne, bo nie każdy proces potrzebuje automatyzacji. Czasem zmiana byłaby droższa i bardziej ryzykowna niż pozostawienie obecnego sposobu pracy.
Możliwe zastosowania AI i automatyzacji
Dopiero wtedy przechodzimy do pomysłów. Każdy z nich powinien wynikać z konkretnego problemu albo zadania. Może chodzić np. o przygotowanie pierwszej wersji oferty. Dział handlowy będzie potrzebował klasyfikowania zapytań i podsumowywania spotkań. Dział realizacji chce szybko i wygodnie wyszukiwać informacje w dokumentach. Zastosowań może wyjść wiele.
Nie zaczynamy od pytania: „które narzędzie wdrożyć?”. Prawidłowe pytanie na tym etapie to: który proces warto poprawić, jakie to przyniesie korzyści (najczęściej mierzalne) i co dokładnie ma się w nim zmienić.
Matryca priorytetów
Jeśli pomysłów jest wiele - a tak zazwyczaj jest - porównujemy je według tych samych zasad. Patrzymy między innymi na wpływ biznesowy, czas i koszt wdrożenia czy dostępność danych. Równie ważne są złożoność integracji i ryzyko błędu. Nie można tez na tym etapie pominąć gotowości zespołu do zmiany.
Dzięki temu projekty można podzielić na cztery grupy:
- szybkie efekty,
- większe zmiany,
- dodatki o mniejszym znaczeniu,
- rzeczy do odłożenia.
To często najważniejszy fragment strategii. Firma przestaje patrzeć na pomysły według tego, który brzmi najbardziej nowocześnie. Zaczyna patrzeć na nie według relacji między wartością a wysiłkiem.
Sprawdzamy wykonalność
Dobry pomysł biznesowy nie zawsze jest łatwy do wdrożenia. Dlatego analizujemy koszty i ograniczenia techniczne. A także ryzyka organizacyjne. Czasem okazuje się, że projekt można uruchomić na narzędziach, które firma już ma. Częściej jednak wymagane jest dodatkowe narzędzie - gotowe lub pisane na zamówienie pod konkretne potrzeby firmy.
Druga sprawa, że bardzo często diagnoza brzmi: trzeba poprawić proces lub uporządkować dane. W takim przypadku nic nie wdrażamy. I to też jest wartościowy wynik audytu i wniosek w strategii.
Możliwe warianty
Dla najważniejszych pomysłów pokazujemy różne drogi. Na przykład prostszy wariant oparty na obecnych narzędziach, lub bardziej rozbudowany wariant docelowy. Tutaj pokazujemy koszt, czas, wymagania i ryzyka.
Dzięki temu ty, jako CEO lub twój zarząd, jeśli jesteś dyrektorem handlowym nie wybiera wyłącznie między „wdrażamy” i „nie wdrażamy”. Może zdecydować, jaki poziom rozwiązania jest dziś uzasadniony.
Szacunek opłacalności
Jeśli firma ma odpowiednie dane, porównujemy koszt obecnego procesu z kosztem możliwej zmiany, czyli liczymy zwrot z inwestycji. Bierzemy pod uwagę między innymi:
- czas pracy,
- liczbę osób,
- częstotliwość zadania,
- liczbę poprawek,
- opóźnienia,
- koszt narzędzi,
- przewidywany koszt wdrożenia,
- sposób pomiaru po uruchomieniu.
Nie traktujemy tego jako gwarancji zwrotu. To szacunek oparty na danych i jawnych założeniach. Jeżeli czegoś nie wiemy, zaznaczamy to wprost. Celem nie jest stworzenie efektownej tabeli ROI. Celem jest sprawdzenie, czy inwestycja ma biznesowy sens.
Jasna kolejność działań
Raport czy też strategia wdrożenia AI w firmie powinna według nas odpowiedzieć na trzy pytania:
- Co wdrażać najpierw?
- Czego na razie nie ruszać?
- Jaki powinien być kolejny krok?
W praktyce może to oznaczać np. rozpoczęcie małego pilotażu. Albo poprawę procesu. Tutaj też pomagamy takie procesy ułożyć i spisać. Strategia pozwoli również przygotować specyfikację nowego rozwiązania i podwaliny pod rozmowę z wykonawcą.
To właśnie odróżnia strategię od ogólnej inspiracji. Po jej zakończeniu firma nie zostaje z listą możliwości. Zostaje z decyzją.
Co znajduje się w raporcie?
Pełny zakres zależy od specyfiki firmy , ale zwykle obejmuje:
- diagnozę obecnej sytuacji,
- mapę procesów i punktów tarcia,
- listę możliwych zastosowań AI,
- matrycę priorytetów,
- weryfikację wykonalności,
- porównanie wariantów,
- rekomendowaną kolejność działań,
- koszty i ryzyka,
- szacunek opłacalności,
- sposób mierzenia efektu.
Jego przygotowanie trwa zwykle 2-3 tygodnie. W tym czasie odbywa się warsztat operacyjny, spotkanie z kadrą kierowniczą a później analiza i przygotowanie raportu. Na koniec spotykamy się, aby wszystko podsumować. Po przekazaniu Ci strategii masz jeszcze 30 dni na pytania dotyczące rekomendacji i kolejności działań.
Dla kogo ta usługa ma sens?
Pracujemy z firmami usługowymi i handlowymi, które zatrudniają minimum 10 osób i nie więcej niż 200. Dla mniejszych organizacji taka strategia może nie mieć sensu - nie ma w nich aż tylu procesów, które należy przejrzeć i usprawnić. Dla większych - nie jesteśmy w stanie na obecnym etapie pomóc. Jesteśmy trochę za mali :)
Największą wartość wniesiemy w w firmach, która mają kilka pomysłów na AI i nie wiedzą, od czego zacząć. Ale też, w takich, które chcą się rozwijać szybciej niż konkurencja i szukają sposobu na zmniejszenie kosztów.
Jeśli masz tylko jedno proste pytanie albo krótki dokument do sprawdzenia - pełna strategia może być zbyt szeroka. Wtedy wystarczy konsulting na godziny.
Najważniejszy efekt
Po otrzymaniu dobrze przygotowanej strategii nie powinieneś mówić: "Wiemy już więcej o AI”. Powinieneś móc powiedzieć „Wiemy, który proces wybrać, jaki wariant ma sens i co musimy zrobić przed wdrożeniem”. I właśnie po to powstaje ten dokument.
Autor
Wojtek Kibitlewski
Projektuję automatyzacje procesów biznesowych z wykorzystaniem sztucznej inteligencji. Pomagam wdrożyć je w Twojej firmie.
