Dużo powtarzalnej pracy
Dane są przepisywane między formularzem, mailem i CRM-em. Dokumenty trzeba porządkować, tagować i ręcznie przypisywać do spraw.
AI i automatyzacja dla firm doradczych i usługowych
Więcej czasu na pracę z klientem. Mniej na przepisywanie danych
Pomagamy firmom doradczym i usługowym usprawniać obsługę zapytań, przygotowywanie ofert, pracę z dokumentami i zarządzanie wiedzą zespołu. Najpierw sprawdzamy proces i miejsce, w którym znika czas ekspertów. Dopiero później wybieramy AI albo automatyzację.
Umów bezpłatną rozmowę 20 minut. Bez zobowiązań i bez prezentacji o rewolucji AI.Codzienne blokady
Eksperci mają pracować z klientami, jednak dużą część dnia zabiera im administracja
Leady nie mają jasnego priorytetu
Dobre zapytania mieszają się ze słabymi. Zespół traci czas na sprawy, które nie pasują do oferty albo wymagają innego specjalisty.
Przygotowanie ofert trwa za długo
Każda oferta powstaje od początku, mimo że wiele elementów, założeń i odpowiedzi powtarza się między projektami.
Wiedza jest w głowach ludzi
Informacje o klientach, wcześniejszych projektach i sposobach rozwiązania problemów są rozsiane po mailach, dokumentach i prywatnych notatkach.
Po spotkaniach zostaje dużo pracy
Notatki, podsumowania, zadania, aktualizacja CRM-u i follow-upy zabierają czas, który powinien być przeznaczony na pracę merytoryczną.
Wzrost oznacza dokładanie ludzi
Więcej klientów szybko przekłada się na większy back-office, więcej administracji i trudniejsze pilnowanie jakości.
Problemem zwykle nie jest brak ekspertów. Problemem jest to, że ich czas znika w zadaniach, których nie muszą wykonywać ręcznie.
Gdzie można zacząć
Sześć obszarów, w których firmy usługowe najczęściej odzyskują czas
Klasyfikacja i obsługa zapytań
AI może rozpoznać temat zapytania, ocenić jego dopasowanie i skierować je do właściwej osoby.
Po co:Zespół szybciej odpowiada na wartościowe zapytania i mniej czasu poświęca na ręczne sortowanie.
Przygotowanie pierwszej wersji oferty
System może zebrać informacje z formularza, maila i CRM-u oraz przygotować szkic oferty na podstawie zatwierdzonego szablonu.
Po co:Konsultant zaczyna od materiału do sprawdzenia, a nie od pustego dokumentu.
Podsumowania spotkań i follow-upy
AI może przygotować notatkę, listę ustaleń, zadania i pierwszą wersję wiadomości po spotkaniu.
Po co:Mniej administracji po rozmowie i mniejsze ryzyko, że ważne ustalenia zostaną pominięte.
Automatyczne uzupełnianie CRM-u
Informacje z formularzy, maili i spotkań mogą trafiać do właściwych pól i etapów procesu sprzedaży.
Po co:CRM przestaje być systemem, który wszyscy mają aktualizować „jak znajdą chwilę”.
Wyszukiwanie w wiedzy firmy
Asystent może pomagać znaleźć wcześniejsze opracowania, procedury, fragmenty dokumentów i odpowiedzi przygotowane przy podobnych projektach.
Po co:Ekspert nie zaczyna za każdym razem od zera i nie pyta całego zespołu, czy ktoś pamięta podobny przypadek.
Raporty, dokumenty i analiza materiałów
AI może streszczać dokumenty, porównywać wersje, wyciągać ryzyka i przygotowywać szkice raportów.
Po co:Zespół szybciej przechodzi od materiałów wejściowych do pracy merytorycznej.
Nie każda firma potrzebuje wszystkich sześciu rozwiązań. Najpierw wybieramy proces, który często się powtarza, zabiera dużo czasu i da się zmierzyć.
Jak to może wyglądać
Od zapytania klienta do gotowej oferty
Dziś
- Zapytanie wpada na mail albo formularz.
- Ktoś ręcznie ocenia, czy pasuje do firmy.
- Dane są przepisywane do CRM-u.
- Konsultant zbiera informacje i materiały.
- Oferta powstaje z kilku dokumentów.
- Follow-up zależy od pamięci.
- Po spotkaniu trzeba przygotować notatkę i zadania.
Po uporządkowaniu procesu
- Zapytanie jest klasyfikowane według ustalonych kryteriów.
- Wartościowy lead trafia do właściwej osoby.
- Dane są zapisywane w CRM-ie.
- AI przygotowuje szkic oferty na podstawie firmowych materiałów.
- Konsultant sprawdza zakres i podejmuje decyzje.
- Po spotkaniu powstaje podsumowanie i lista zadań.
- Follow-up uruchamia się zgodnie z procesem.
AI nie zastępuje eksperta w diagnozie problemu ani odpowiedzialności za rekomendację. Skraca pracę wokół właściwej usługi.
Wiedza zespołu
Wiedza eksperta nie powinna znikać w mailach i prywatnych notatkach
W firmach doradczych duża część wartości powstaje dzięki doświadczeniu konkretnych osób. Problem pojawia się wtedy, gdy podobny temat wraca, a zespół nie może szybko znaleźć wcześniejszej analizy, rekomendacji albo sposobu rozwiązania.
Co można usprawnić:
- porządkowanie notatek ze spotkań
- wyszukiwanie podobnych projektów
- tworzenie podsumowań
- dostęp do procedur
- przygotowanie pierwszej wersji dokumentu
- przekazywanie wiedzy nowym pracownikom
Baza wiedzy działa tylko wtedy, gdy materiały są aktualne, uporządkowane i mają jasno wskazanego właściciela.
Co trzeba sprawdzić
Najpierw proces. Potem dane, ludzie i technologia.
Procesy
Najpierw trzeba ustalić, jak firma przyjmuje zapytanie, przygotowuje ofertę, realizuje usługę i przekazuje informacje. Automatyzowanie niejasnego procesu zwykle tylko przyspiesza chaos.
Dane
Jeśli informacje o klientach, projektach i wcześniejszych realizacjach są nieaktualne albo rozsiane, AI nie będzie miało wiarygodnego kontekstu do pracy.
Ludzie
Zespół musi rozumieć, gdzie AI pomaga, co nadal wymaga doświadczenia eksperta i kto odpowiada za jakość wyniku.
Obecne środowisko
Najpierw sprawdzamy potencjał obecnych systemów
Firmy usługowe często mają już CRM, kalendarze, skrzynki mailowe, dyski, narzędzia projektowe i system do obsługi klienta. Zanim zaproponujemy nowe rozwiązanie, sprawdzamy czy obecne narzędzia można lepiej skonfigurować albo połączyć. Nowe narzędzie ma sens dopiero wtedy, gdy obecne środowisko rzeczywiście nie wystarcza.
- CRM
- poczta i kalendarz
- system zarządzania projektami
- dysk i dokumenty
- helpdesk
- system ofertowy
- księgowość
- Microsoft 365 lub Google Workspace
- narzędzia do wideospotkań i transkrypcji
Pierwszy krok
Wybieramy najlepszy pierwszy krok
01
Strategia wdrożenia AI
Dla firmy, która ma kilka procesów i nie wie, od którego zacząć.
Poznaj usługę ↗ 02Konsulting
Dla jednego pomysłu, dokumentu albo problemu do przepracowania.
Poznaj usługę ↗ 03Szkolenie z czatów AI
Dla zespołu, który chce lepiej korzystać z GPT, Claude i Gemini w codziennej pracy.
Poznaj usługę ↗ 04Nadzór inwestorski
Dla firmy, która ma już wykonawcę albo prowadzi projekt wdrożeniowy.
Poznaj usługę ↗ 05Audyt IT
Dla organizacji, która chce uporządkować koszty narzędzi, licencji i systemów.
Poznaj usługę ↗ 06Wdrożenie Appto
Dla zespołu, który chce pracować na wspólnej wiedzy, asystentach i procesach AI.
Poznaj usługę ↗Pytania i odpowiedzi
Najczęstsze pytania w firmach doradczych i usługowych
Czy AI może przygotowywać oferty dla klientów? +
Może przygotować pierwszą wersję na podstawie ustalonego szablonu, danych z zapytania i materiałów firmy.
Końcowa decyzja o zakresie, cenie i rekomendacji powinna należeć do konsultanta. AI może skrócić pracę nad dokumentem, ale nie powinno samodzielnie podejmować odpowiedzialnych decyzji biznesowych.
Czy AI może korzystać z wiedzy naszych ekspertów? +
Tak, jeśli wiedza została uporządkowana i udostępniona w odpowiedni sposób.
Może pomóc wyszukiwać informacje, podsumowywać materiały i przygotowywać szkice odpowiedzi. Nie naprawi jednak sprzecznych albo nieaktualnych dokumentów.
Czy trzeba wdrażać nowy system? +
Nie zawsze.
Najpierw sprawdzamy, czy obecny CRM, dysk, poczta i narzędzia projektowe można lepiej połączyć albo wykorzystać. Nowe rozwiązanie ma sens wtedy, gdy obecne systemy rzeczywiście blokują proces.
Czy AI może samodzielnie odpowiadać klientom? +
W typowych i powtarzalnych sprawach może przygotowywać odpowiedzi albo wspierać konsultanta.
W sytuacjach wymagających diagnozy, interpretacji, odpowiedzialności lub budowania relacji odpowiedź powinien zatwierdzić człowiek.
Co z poufnymi danymi klientów? +
Przed wdrożeniem trzeba ustalić, jakie dane mogą być przetwarzane, które narzędzia są dopuszczone, kto ma dostęp, jak anonimizować informacje oraz jakie wymagania prawne i umowne obowiązują firmę.
Nie należy wrzucać danych klientów do przypadkowych narzędzi bez sprawdzenia warunków i zasad bezpieczeństwa.
Czy automatyzacja odbierze pracę konsultantom? +
Dobrze zaprojektowana automatyzacja powinna przejmować zadania administracyjne i powtarzalne.
Diagnoza problemu, odpowiedzialność za rekomendację, rozmowa z klientem i ocena kontekstu nadal wymagają doświadczenia człowieka.
Od którego procesu najlepiej zacząć? +
Najlepszy proces pilotażowy często się powtarza, ma jasny początek i koniec, zabiera dużo czasu, wykorzystuje dostępne dane, ma mierzalny efekt i nie wymaga od razu przebudowy całej firmy.
W firmach usługowych często są to kwalifikacja zapytań, podsumowania spotkań, aktualizacja CRM-u albo przygotowanie pierwszej wersji oferty.
Pierwszy krok
Porozmawiajmy o zadaniu, które dziś niepotrzebnie zabiera czas Twoim ekspertom
Podczas bezpłatnej, 20-minutowej rozmowy omówimy obsługę zapytań, przygotowywanie ofert, pracę z dokumentami i sposób zarządzania wiedzą. Powiem też wprost, jeśli AI albo automatyzacja nie będą najlepszą odpowiedzią.
Bez zobowiązań. Bez prezentacji sprzedażowej.